Die Grundzüge des Gesetzes
Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) stellt für viele mittelständische Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung dar. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen die Anforderungen bereits bis zum 02.07.2023 umgesetzt haben. Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben noch bis zum 17.12.2023 Zeit für die Umsetzung. Die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle ergibt sich derzeit nicht nur aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, sondern wird vielfach auch über die Verpflichtung der Lieferanten aus dem Gesetz zur Sorgfaltspflicht in der Lieferkette eingefordert.
Das Hinweisgeberschutzgesetz zielt jedoch auf den Schutz von Personen ab, die Rechtsverstöße in ihrem Arbeitsumfeld melden. Mit Arbeitsumfeld sind sowohl der eigene Arbeitgeber als auch Kunden und Lieferanten gemeint.
Das Gesetz selbst gibt viele Hinweise, was konkret zu tun ist. Die konkrete Umsetzung des Gesetzes im Unternehmenskontext bietet zahlreiche Herausforderungen.
Ein zentrales Anliegen des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Einrichtung von unternehmensinternen Meldeverfahren. Diese Meldeverfahren sollen Hinweisgebern (Whistleblowern) eine sichere Möglichkeit bieten, potenziell rechtswidrige Handlungen gefahrlos und ohne mögliche Repressalien melden zu können. Die Einführung eines solchen Systems ist jedoch nicht ganz einfach, insbesondere in mittelständischen Unternehmen, die möglicherweise nicht über die erforderlichen personellen Ressourcen oder das spezielle Know-how verfügen.
Anforderungen aus dem Gesetz
Zum einen müssen Unternehmen Mechanismen etablieren, die die Vertraulichkeit der Meldenden und ihrer Meldungen gewährleisten. Dies erfordert sowohl technische als auch organisatorische Schutzmaßnahmen. Die Erfüllung dieser Anforderung kann insbesondere für mittelständische Unternehmen mit begrenzter IT-Infrastruktur und -Expertise schwierig sein.
Zum anderen verlangt das Gesetz, dass Unternehmen sicherstellen, dass Hinweisgeber vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden. Dies erfordert einen Meldeprozess, der diese Anforderungen erfüllt und eine neutrale Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Meldungen sowie die neutrale Sicherstellung der Einleitung geeigneter Maßnahmen gewährleistet.
Auch bei der Bearbeitung von eingehenden Meldungen gibt es gesetzliche Vorgaben, die zu beachten und umzusetzen sind.
Grundsätzlich können Meldungen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer auch an externe Meldestellen abgegeben werden. Aus Sicht des Unternehmens ist jedoch die Meldung an eine interne Meldestelle immer zu bevorzugen. Die internen Meldewege sollten daher so gestaltet sein, dass die Mitarbeitenden den internen Meldeweg sehr einfach nutzen können.
Eine Lösungsmöglichkeit
Dies ist jedoch vielen Unternehmen nicht bekannt: Die interne Meldestelle kann auch von einer externen Person/Organisation betrieben werden. Hier bieten sich beispielsweise Rechtsanwälte oder auch Datenschutzbeauftragte an. Diese Auslagerung bietet sogar einige Vorteile in Bezug auf die Neutralität der Bearbeitung.
Unsere Leistungen
Als Erweiterung unserer Dienstleistungen im Bereich Datenschutz bieten wir unseren Kunden nun auch die komplette Einrichtung der internen Meldestelle, die Schulung der Mitarbeitenden und Führungskräfte sowie den laufenden Betrieb der internen Meldestelle für unsere Kunden an.
Darüber hinaus bietet die C. Nagel & Kollegen GmbH Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte an, um das Bewusstsein für die Rechte und Schutzmaßnahmen von Whistleblowern zu schärfen. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch eine Kultur der Transparenz und des Respekts fördern.
Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist kein leichtes Unterfangen. Mit der richtigen Unterstützung können mittelständische Unternehmen diese Herausforderung aber erfolgreich meistern und damit ihre Integrität und Glaubwürdigkeit stärken. C. Nagel & Kollegen GmbH steht Ihnen dabei als zuverlässiger Partner zur Seite.
Weitere Informationen:
- Gesetze im Netz: HinSchG
- Bundesministerium der Justiz: Hinweisgeberschutzgesetz
